So arbeiten Sie mit Vidada.

Anmelden

Sie melden sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an. Haben Sie Ihr Passwort vergessen, wählen Sie auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?“: Sie erhalten einen Zurücksetz-Link per E-Mail. Haben Sie keinen Zugriff mehr auf das Postfach, hilft Ihr Admin. Je nach Einstellung Ihrer Firma steht zusätzlich eine Anmeldung über externe Konten zur Verfügung. JE FIRMA KONFIGURIERBAR

Zwei-Faktor-Anmeldung (2FA)

In Ihrem Profil unter „Zwei-Faktor-Authentifizierung“ scannen Sie einen QR-Code mit einer Authenticator-App (z. B. Google Authenticator). Je nach Firmenrichtlinie ist 2FA für privilegierte Rollen Pflicht.

Mein Onboarding

Die Zeiterfassung startet erst, wenn Ihr Onboarding abgeschlossen ist und Ihnen ein Arbeitszeitmodell (oder Wochenstunden bzw. eine Schicht) zugewiesen wurde. Offene Pflichtschritte finden Sie unter „Mein Onboarding“; das Modell pflegt HR. Können Sie noch nicht stempeln, ist das fast immer der Grund.

Als App installieren

Auf passenden Geräten erscheint in Ihrem Profil die Karte „Als App installieren“. Auf Android tippen Sie auf den Installieren-Button; auf dem iPhone gehen Sie in Safari über das Teilen-Symbol auf „Zum Home-Bildschirm“. Danach startet Vidada wie eine normale App im Vollbild.

Benachrichtigungen

E-Mail-Benachrichtigungen (Anträge, Berichte, Überstunden-Hinweise) stellen Sie im Profil ein. Push-Mitteilungen aufs Gerät aktivieren Sie dort ebenfalls; auf dem iPhone ist das erst nach der App-Installation möglich.

Anmeldung über externe Konten (SSO)

Falls Ihre Firma dies aktiviert hat, können Sie sich auch über externe Konten anmelden. Je nach Konfiguration steht Ihnen eine Anmeldung mit Microsoft, Google, Apple oder Meta zur Verfügung. Diese Konten werden automatisch über Ihre E-Mail-Adresse verknüpft.

Zwei-Faktor-Authentifizierung verwalten

In Ihrem Profil finden Sie unter „Zwei-Faktor-Authentifizierung“ einen Link zu einer eigenen Verwaltungsseite. Dort richten Sie Ihre Authenticator-App ein (z. B. Google Authenticator, 1Password oder Authy). Sie können mehrere Authenticatoren eintragen und unbenutzte wieder entfernen. Je nach Firmenrichtlinie ist 2FA für privilegierte Rollen Pflicht.

Benachrichtigungen einstellen

Im Profil unter „Report-Einstellungen“ wählen Sie, welche automatischen E-Mail-Berichte Sie erhalten möchten. Es stehen fünf Kategorien zur Auswahl: Täglicher Bericht (Ihre gestrige Bilanz), Wöchentlicher Bericht (Montags die Vorwoche), Monatlicher Bericht (zum Monatsstart für den Vormonat), Überstunden-Hinweis (wenn Ihr Saldo eine Schwelle überschreitet) und Abwesenheits-Workflow (Vertretungs- und Genehmigungsanfragen). Push-Mitteilungen aufs Gerät schalten Sie dort ebenfalls ein; auf dem iPhone ist das erst nach der App-Installation möglich.

Kalender unternehmensweit freigeben

Im Profil können Sie einen Schalter setzen, um Ihren Kalender für die ganze Organisation sichtbar zu machen. Andere sehen dann, dass Sie abwesend sind (z. B. „Urlaubstag" oder „Krank"), nicht aber warum. Diese Freigabe ist völlig freiwillig und jederzeit widerrufbar.

Alle Geräte abmelden

Im Profil-Bereich „Konto“ finden Sie den Button „Alle Geräte abmelden“. Dies beendet alle aktiven Sitzungen auf allen Geräten, auf denen Sie gerade angemeldet sind. Das ist hilfreich, wenn Sie Ihr Gerät verloren haben oder den Verdacht haben, dass Ihr Konto irgendwo noch offen ist.

DSGVO-Datenexport (Auskunft Art. 15)

Im Profil unter „Meine Daten (DSGVO)“ können Sie jederzeit einen vollständigen Datenexport Ihrer zu Ihnen gespeicherten Informationen herunterladen. Dies ist Ihr Auskunftsrecht nach Art. 15 der Datenschutzgrundverordnung.

Als App installieren

Auf passenden Geräten (Android-Handy, iPhone, iPad) erscheint in Ihrem Profil eine Karte „Als App installieren“. Auf Android tippen Sie auf den Installieren-Button direkt in der Karte. Auf dem iPhone wählen Sie stattdessen in Safari das Teilen-Symbol und gehen auf „Zum Home-Bildschirm“. Danach startet Vidada wie eine normale App im Vollbild. Wichtig: Auf dem iPhone funktionieren Push-Benachrichtigungen erst nach dieser Installation.

Onboarding je Firma angepasst

Das Onboarding unter „Mein Onboarding“ ist je Firma unterschiedlich. Ihre Firma legt fest, welche Schritte Pflicht sind und welche optional. Es können Fragen, Auswahlen, Links zu Dokumenten, Bestätigungen und Profilfeld-Abfragen (Telefon, Notfallkontakt) vorkommen, je nachdem wie Ihre HR das eingestellt hat.

Ein- und Ausstempeln

Auf dem Dashboard oder unter „Zeiterfassung“ stempeln Sie mit einem Klick ein und aus. Wählen Sie optional Ihren Arbeitsort: Büro, Home, Mobil oder Kunde. Pausen entstehen automatisch durch die Lücke zwischen Ausstempeln und Weiterarbeiten; gesetzlich zählen nur Pausen ab 15 Minuten. § 4 ArbZG

Schnellpausen

Die Schnellpausen (Kaffee, Raucher) stempeln nach Ablauf der eingestellten Dauer automatisch wieder ein, auch serverseitig, falls der Laptop zugeklappt war. Dauer und Sichtbarkeit der Pausen legt Ihre Firma fest; standardmäßig ist die Kaffeepause aktiv, die Raucherpause ausgeblendet. JE FIRMA KONFIGURIERBAR

Ausstempeln vergessen?

Das System beendet überlange Einträge automatisch (Auto-Stopp, Standard nach 12 Stunden, von Ihrer Firma einstellbar), markiert sie und rechnet höchstens Ihr verbleibendes Tages-Soll an: Es entstehen nie ungewollte Überstunden. Sie erhalten eine Info-Mail und können den Eintrag korrigieren; HR wird informiert.

Zeiten nachtragen und ändern

Für die letzten Tage können Sie Einträge selbst nachtragen, bearbeiten oder eine Pause nachtragen (das teilt die Buchung); das Zeitfenster legt Ihre Firma fest. Ältere Tage laufen über einen Zeitänderungs-Antrag mit Begründung, den HR entscheidet. Abgeschlossene Monate sind festgeschrieben und nur durch HR wieder zu öffnen.

Offline und am Terminal

Stempeln funktioniert auch ohne Internet: Der Stempel wird sicher auf dem Gerät gespeichert und automatisch übertragen, sobald Sie wieder online sind (gepufferte Stempel sind maximal 24 Stunden gültig). Am gemeinsamen Stempel-Terminal (z. B. Tablet am Eingang) stempeln Sie mit Stempel-Nr und persönlicher PIN; beides finden Sie in Ihrem Profil unter „Kiosk-PIN“.

Warnungen beim Stempeln

Das System prüft die gesetzlichen Regeln: Mindestruhezeit zwischen Arbeitstagen, Höchstarbeitszeiten und Nachtarbeitsgrenzen. Je nach Firmeneinstellung wird gewarnt oder blockiert; die Hinweise nennen immer den Grund. ArbZG · JArbSchG BEI MINDERJÄHRIGEN

Abend-Erinnerung

Falls Sie über die konfigurierte Uhrzeit hinaus eingestempelt sind, erhalten Sie eine Benachrichtigung (sowohl Browser-Mitteilung als auch Banner in der App). Diese Erinnerung erscheint maximal einmal pro Tag und soll verhindern, dass Sie versehentlich zu lange arbeiten. Sie können dann direkt aus der Benachrichtigung ausstempeln.

Sperre beim Einstempeln

Wenn eine abgeschlossene Zeit-Buchung in die Zukunft reicht, ist das Einstempeln bis zum Ende dieser Buchung gesperrt. Das verhindert Überschneidungen. Sie können aber immer eine Pause nehmen oder den Zeiterfassung-Bereich öffnen, um die konflikthafte Buchung zu korrigieren.

Fehlerhinweise an der Stempelkarte

Das System zeigt Fehler und Warnungen direkt beim jeweiligen Eintrag: zum Beispiel, wenn die Pausenzeit zu kurz ist, wenn ein Block zu lange ohne echte Pause lief, oder wenn die Arbeitstzeit der Höchstgrenze zu nahe kommt. Diese Hinweise orientieren sich an den gesetzlichen Regelungen und helfen Ihnen, das System konform zu nutzen.

Kernzeiten

Falls Ihre Firma Kernzeiten definiert hat, werden Unterschreitungen dieser Zeiten erfasst. Kernzeiten sind ein Gleitzeit-Instrument, das die Mindest-Anwesenheit in einem bestimmten Zeitfenster (zum Beispiel 9:00–15:00 Uhr) vorschreibt. Ihre HR-Abteilung findet alle Unterschreitungen unter HR / Auswertungen / Kernzeit-Übersicht und kann so den Überblick bewahren. Schichtarbeiter sind von der Kernzeit-Prüfung ausgenommen (da sie andere Arbeitszeiten haben).

Urlaub beantragen

Unter „Abwesenheiten“ wählen Sie die Art „Urlaub“, geben den Zeitraum an und benennen optional eine Vertretung. Der Antrag durchläuft die konfigurierte Kette (Vertretung → Führungskraft → ggf. HR); den Genehmigungsweg sehen Sie direkt am Antrag und werden bei jeder Entscheidung benachrichtigt. Bei eintägigen Anträgen gibt es den Schalter „halber Tag“.

Krankmeldung und AU

Die Art „Krankheit“ ist eine Selbstmeldung ohne Genehmigung; Ihr Team sieht nur „abwesend“. Krankmeldungen für heute oder rückwirkend gelten sofort, Krankmeldungen für die Zukunft brauchen eine Genehmigung. Die AU-Bescheinigung ist je nach Firmenregel ab einem bestimmten Krankheitstag nötig (Standard: Tag 2); der Antrag zeigt Ihnen genau, ob und bis wann Sie sie hochladen müssen. Folgebescheinigungen sind immer ab Tag 1 fällig. Werden Sie im Urlaub krank (mit AU), werden Ihnen die Urlaubstage automatisch wieder gutgeschrieben. § 9 BUrlG

Wer sieht, warum Sie fehlen?

Kolleginnen und Kollegen sehen je nach Firmeneinstellung nur, dass Sie abwesend sind. Gesundheitsdaten (z. B. Krankheit) sind grundsätzlich vor Team und Vorgesetzten verborgen; nur HR sieht die Art. Nur wenn Ihre Firma es aktiviert, sieht eine direkte Führungskraft die Art (z. B. Krankheit) für die eigenen Mitarbeitenden.

Resturlaub und Jahreswechsel

Der Übertrag ins Folgejahr läuft nach den Regeln Ihrer Firma (klassisch: Verfall zum 31.03.). Ihren aktuellen Anspruch, Übertrag und Resturlaub sehen Sie oben auf der Abwesenheiten-Seite. An halben Feiertagen (z. B. 24. und 31.12.) gilt das halbe Tages-Soll; wer ganz frei möchte, nimmt zusätzlich einen halben Urlaubstag.

Antrag stornieren

Solange ein Antrag noch nicht endgültig abgelehnt wurde, können Sie ihn selbst zurückziehen und stornieren. Ein stornierter Antrag erscheint in Ihrer Antragsliste unter dem Status „storniert" und wird nicht mehr bearbeitet; genommene Urlaubstage werden Ihnen wieder gutgeschrieben. Die Stornierung funktioniert unabhängig davon, in welcher Genehmigungsstufe sich der Antrag gerade befindet.

AU-Bescheinigung hochladen im Detail

Die Ärztliche Bescheinigung (AU) ist je nach Firmenregel ab Tag 2 oder Tag 3 der Krankheit erforderlich (Standard: Tag 2). Der Antrag zeigt Ihnen genau, ob und bis wann Sie den Beleg hochladen müssen. Folgebescheinigungen (bei Fortsetzung der Krankheit) sind immer ab Tag 1 fällig. Erlaubte Dateiformate: PDF, JPG und PNG; maximale Dateigröße: 10 MB. Sie können einen Beleg beliebig oft ersetzen, solange die Frist nicht abgelaufen ist. Die Datei wird sicher auf unserem Server gespeichert und bleibt vertraulich (sichtbar nur für Sie und HR). ERST- UND FOLGEMELDUNG

Vertretung bestätigen oder ablehnen

Wenn Sie als Vertretung angefragt werden, erscheint ein Antrag unter dem Tab „Genehmigungen" oder Sie erhalten eine E-Mail. Sie müssen die Anfrage ausdrücklich bestätigen, damit sie gilt: erst dann geht der Antrag zur Führungskraft oder HR weiter. Sollten Sie die Vertretung nicht übernehmen wollen, lehnen Sie ab. Der Antrag wird dann sofort abgelehnt und der Antragsteller wird benachrichtigt; ist eine Vertretung erforderlich, kann der Antrag später mit einer anderen Person neu eingereicht werden.

Team-Abwesenheitskalender

Der Team-Kalender zeigt alle Abwesenheiten des Unternehmens oder Ihrer Abteilung in einer Gantt-ähnlichen Balken-Ansicht: Jede Zeile ist eine Person, jede Spalte ein Tag. Feiertage und Wochenenden sind visuell abgesetzt; ein Punkt (oder „½" bei halben Tagen) markiert die Abwesenheit. Sie können zwischen Woche, Monat oder 3-Monats-Ansicht wechseln und beliebig vor und zurück navigieren. Nach Abteilung filtern Sie oben in der Dropdown; zusätzlich können Sie einzelne Kolleg:innen als Chips hinzufügen oder entfernen, um den Kalender zu verfeinern. JE FIRMA KONFIGURIERBAR Je nach Datenschutz-Einstellung Ihrer Firma sehen Sie nur noch „abwesend" (ohne Grund), wenn z.B. eine Person krank gemeldet ist; Urlaub, Freizeitausgleich und andere Arten können hingegen sichtbar sein.

So entsteht Ihr Saldo

Ihr Saldo entsteht aus Ist minus Soll je Tag: gearbeitete Zeit (netto, nach gesetzlichen Pausenabzügen) minus Tages-Soll aus Ihrem Arbeitszeitmodell. Feiertage Ihrer Region und genehmigte Abwesenheiten zählen korrekt; alles wird serverseitig nach einheitlichen Regeln berechnet und ist überall in der App identisch. Arbeit an voll angerechneten Urlaubs- oder Krankheitstagen wird ausgewiesen, zählt aber nicht als Überstunden.

Freizeitausgleich (FZA)

Freizeitausgleich beantragen Sie wie Urlaub: Der Antrag bucht je Tag Ihr Tages-Soll (ganzer Tag) bzw. die Hälfte (halber Tag) von Ihrem Überstundenkonto ab. Ihr aktueller Saldo wird direkt im Formular angezeigt; reicht er nicht, wird der Antrag abgelehnt. Wer nur 1–2 Stunden früher gehen will, stempelt einfach früher aus: Das regelt das Konto automatisch.

Auszahlung und Auswertungen

Bietet Ihre Firma das an, stellen Sie unter „Woche & Stundenkonto“ einen Auszahlungsantrag; HR entscheidet, und das Konto wird zum Stichtag reduziert. JE FIRMA KONFIGURIERBAR Ihre Trends über 12 Monate sehen Sie unter „Auswertungen“, den Monatsbericht mit jedem Tag im Detail unter „Berichte“.

Verfügbarer Saldo

Ihr Konto-Stand wird um offene Anträge vermindert, damit derselbe Saldo nicht mehrfach beantragt wird. Verfügbar sind Ihre Stunden minus noch nicht entschiedener Freizeitausgleich- und Auszahlungs-Anträge. Sie sehen diese Zahl immer im Auszahlungsformular unter „Verfügbar“; reicht der verfügbare Saldo nicht aus, wird ein neuer Antrag abgelehnt.

Auszahlung stornieren

Nur das Personalbüro kann genehmigte Auszahlungen stornieren (dies ist eine GoBD-relevante Gegenbuchung). Der Grund wird erfasst; die Stunden werden zurück aufs Konto gebucht. Als Mitarbeitende können Sie nur noch nicht entschiedene Auszahlungs-Anträge selbst zurückziehen.

Auswertungen-Seite

Unter „Auswertungen“ sehen Sie eine Übersicht Ihrer letzten 12 Monate. Der Monatssaldo-Graph zeigt Ist minus Soll je Monat und damit, wie Ihr Konto mitgewandert ist. Die Ist vs. Soll-Balken verdeutlichen, wo Sie mehr oder weniger als geplant gearbeitet haben. Die Arbeitsorte-Verteilung zeigt, wie Sie Ihre Zeit auf Büro, Home, Mobil und Kunde aufteilen. Falls Ihre Firma eine Kernzeit konfiguriert hat, warnt die Kernzeit-Karte vor Unterschreitungen im laufenden Monat (z. B. wenn Sie nicht durchgehend 09:00–17:00 präsent waren).

Vorlagen und Wochenplan

Schichtvorlagen mit Name, Zeitfenster und Farbe sind die Basis für den Wochenplan. Die Team- oder Bereichsleitung weist Schichten je Zelle über eine Auswahlliste zu; Sie selbst sehen Ihren Plan jederzeit ein.

Schicht und Tages-Soll

Eine zugewiesene Schicht überschreibt das Tages-Soll aus dem Arbeitszeitmodell mit der Schichtdauer, auch am Wochenende. Feiertage und genehmigte Abwesenheiten werden wie gewohnt angerechnet.

Arbeitsmodelle verwalten

Arbeitszeitmodelle definieren die Grundstruktur: Name, Wochenstunden (1-80) und Arbeitstage pro Woche (1-7). Aus Wochenstunden geteilt durch Arbeitstage ergibt sich das tägliche Soll (z.B. 40 Stunden bei 5 Tagen = 8:00 pro Tag). Diese Modelle weist HR den Mitarbeitenden zu; wer kein Modell hat, hat kein Tages-Soll. Schichten überschreiben das Modell-Soll dann je Zelle mit ihrer Dauer.

Vertrauensarbeitszeit

Dieser Schalter je Modell aktiviert Vertrauensarbeitszeit (VAZ): Stempeleinträge zählen ohne Bewertung von Über- oder Unterstunden; das Konto läuft parallel mit. VAZ wird oft für leitende Rollen und Homeoffice-Modelle genutzt, wenn Arbeitsdauer weniger relevant ist als die Zielerreichung.

Modelle löschen oder umbenennen

Das Umbenennen eines Modells wirkt sofort in der gesamten Organisation, überall wo es zugeordnet ist. Zum Löschen prüft das System, ob das Modell noch aktiv genutzt wird: Sind noch Mitarbeiter damit ausgestattet, müssen Sie ein Ersatzmodell wählen, alle Betroffen werden automatisch umgezogen. War das Modell nur historisch im Einsatz, wird es statt gelöscht archiviert, damit alte Berechnungen korrekt bleiben.

Genehmigungen

Offene Genehmigungen finden Sie auf dem Dashboard und unter „Abwesenheiten“. Entscheidungen können Sie auch direkt aus der E-Mail heraus treffen (sicherer Einmal-Link), ohne sich erst anzumelden.

Zeitänderungs-Anträge

Anträge Ihres Teams erscheinen immer mit Vorher/Nachher-Gegenüberstellung und Begründung, Sie sehen auf einen Blick, was sich ändern würde.

Team-Sicht

Was Sie von Ihrem Team sehen, hängt von der Datenschutz-Einstellung Ihrer Firma ab. Gesundheitsdaten sind technisch verborgen: Bei einer Krankmeldung sehen Sie in der Regel nur „abwesend“. Nur wenn Ihre Firma es aktiviert, sehen Sie als direkte Führungskraft die Art (z. B. Krank) für Ihre eigenen Mitarbeitenden an den betroffenen Tagen. JE FIRMA KONFIGURIERBAR

Genehmigungskarten und Entscheidungen

Auf der Genehmigungsseite sehen Sie Anträge als Karten mit Kurzübersicht. Jede Karte zeigt den Namen, die Zeitspanne (mit Halbtagskennung, z.B. „½") und die Anzahl Arbeitstage. Bei Genehmigung erscheint eine Bestätigungsmeldung; bei Ablehnung können Sie optional eine Notiz hinzufügen (z.B. warum der Antrag nicht passt).

Drei Antragstypen bei Zeitänderungen

Zeit-Änderungsanträge unterscheiden sich nach Art: Bearbeiten (existierende Zeiten korrigieren, Vorher/Nachher sichtbar), Anlegen (fehlende Einträge nachtragen), Löschen (Einträge stornieren). In jedem Fall sehen Sie die Begründung des Antragstellers auf einen Blick und können Ihre Entscheidung dokumentieren.

Sammel-Entscheidung für mehrere Anträge

Haben Sie mehrere Anträge gleichzeitig zu bearbeiten, wählen Sie diese mit der Checkbox aus. Mit „Auswahl genehmigen" oder „Auswahl ablehnen" entscheiden Sie alle gewählten Anträge auf einmal; das System gibt Ihnen eine Kurzzusammenfassung (z.B. „5 genehmigt, 2 übersprungen").

Vertretungsanfragen beantworten

Wenn Sie als Vertretung angefragt wurden, erscheint ein separater Bereich „Vertretungsanfragen an mich". Sie können hier Zusagen (Antrag läuft weiter zur nächsten Genehmigungsstufe) oder Absagen (Antrag wird automatisch abgelehnt). Solange Sie nicht reagieren, hängt der Antrag in dieser Stufe fest.

Team-Sicht: Anwesenheit jetzt und Personensuche

Im Bereich „Team" sehen Sie sofort, wer gerade anwesend ist, und seit wann (z.B. „anwesend seit 08:15"). Für abwesende Personen zeigt das System die Abwesenheitsart, sofern konfiguriert (z.B. „Urlaub", sonst nur „abwesend"). Die Detailtiefe ist eine Firma­einstellung. Bei großen Teams nutzen Sie die Personensuche oben, um eine Kollegin oder einen Kollegen schnell zu finden. SICHTBARKEIT JE FIRMA KONFIGURIERBAR

Abwesenheitskalender der Woche

Im Tabellenformat sehen Sie alle Ihre direkten Mitarbeitenden und ihre Abwesenheiten pro Tag der aktuellen Woche. Die Abwesenheitsart wird mit den ersten 3 Zeichen angezeigt (z.B. „Url" für Urlaub, „Kra" für Krankheit). Sie können die Woche vor und zurück navigieren sowie zur aktuellen Woche springen.

Admin-Override: Sonderfall-Genehmigung mit Begründung

Nur Administratoren haben die Schaltfläche „⚡ Override-Genehmigung". Damit können Sie einen Antrag über alle verbleibenden Genehmigungsstufen hinweg sofort genehmigen (z.B. bei dringenden Personalfällen). Die Override-Genehmigung ist Pflicht-begründet (mind. 1 Zeichen) und wird protokolliert, damit HR und das Compliance-Team die Ausnahme sehen können. Nutzen Sie sie sparsam.

HR-Cockpit

Das Cockpit zeigt je Mitarbeiter:in Ist/Soll/Saldo, Pausen-, Höchstzeit- und Kernzeit-Verstöße, den § 3-Durchschnitt und den Resturlaub, filter- und sortierbar. Eine Konfigurations-Gesundheit warnt oben, wenn Mitgliedern Modell, Eintrittsdatum, Urlaubsanspruch oder Feiertagsregion fehlen, mit direktem Link zur Personalakte.

Monatsabschluss und Lohn-Export

Monatsberichte je Mitarbeiter:in finden Sie unter „Berichte“: Dort schreiben Sie den Monat fest. Danach sind Zeiten unveränderlich; ein Wieder-Öffnen ist möglich und wird versioniert protokolliert. Den DATEV-/LODAS-Export für das Lohnbüro gibt es ebenfalls dort.

Report-Mails und Erinnerungen

Report-Mails (täglich, wöchentlich, monatlich) konfigurieren Sie unter Einstellungen → Berichte, inklusive eigenem Intro-Text und manuellem Test-Versand. Das System erinnert das HR-Postfach an fehlende Monatsabschlüsse und informiert bei Auto-Stopps und Neustarts danach.

Urlaubsanspruch bearbeiten

Im HR-Cockpit oder der Personalakte knuepfen Sie die Jaehrliche Urlaubsquote und Aenderungen am Uebertrag direkt an. Beim Eintritt eines Mitarbeiters zeigt das System automatisch einen anteiligen Vorschlag (Jahresanspruch/12 × Restmonate); bei Austritt gilt die gesetzliche Staffelung nach § 5 BUrlG. Ein eingebauter Massenlauf legt jeden Januar automatisch die Anspreche fuers Folgejahr an; Sie koennen den Uebertrag manuell buchen und erhalten einen Hinweis auf Resturlaub-Verfallstage nach Ihrer Konfiguration.

Ueberstunden-Auszahlung genehmigen

Mitarbeitende koennen unter „Berichte" einen Auszahlungsantrag einreichen. HR sieht diesen unter Genehmigungen, prueft den Saldo und bestaetigt die Auszahlung. Das System bucht dann automatisch den Auszahlungsbetrag vom Ueberstundenkonto ab und dokumentiert die Aenderung versioniert.

Genehmigte Abwesenheit verwalten

Unter Genehmigungen finden Sie alle offenen und genehmigten Ansatze. Sie koennen eine genehmigte Abwesenheit zuruecknehmen, die Vertretung neu zuordnen und stornierte Ansatze loeschen. Alle Aenderungen werden mit Timestamp und Begruendung protokolliert.

Mitarbeiter-Zeiten direkt bearbeiten

HR kann je Mitarbeiter:in jederzeit die erfassten Zeiten korrigieren oder nachholen, ohne dass ein Antrag des Mitarbeiters erforderlich ist. Aenderungen in abgeschlossenen Monaten funktionieren erst nach dem Wieder-Oeffnen. Das System unterscheidet klar zwischen Selbstkorrektur des Mitarbeiters (im Zeitfenster, ohne Begruendung) und HR-Aenderung (unbegrenzt, mit Hinweis).

Konto-Korrektionen durchfuehren

Im HR-Cockpit können Sie das Ueberstundenkonto manuell anpassen: Eroeffnungssaldo setzen (z. B. beim Datenimport), einzelne Korrekturen hinzufuegen (mit Grund und Timestamp) oder Auszahlungen buchen. Alle Aenderungen sind vollstaendig nachvollziehbar protokolliert.

Berufsschule verwalten

Fuer Auszubildende erfassen Sie einen Schulplan mit Wochentagen (Mo–Sa) und gueltig ab/bis Zeitraum. Das System stuetzt danach alle Berufsschultage automatisch als Abwesenheit an. Sie erfassen Fehlzeiten (entschuldigt/unentschuldigt) und wichtige Pruefungstermine (Zwischen-, Abschlussprüfung). Eine Ampel warnt, wenn Kranktage oder Fehlzeiten im Schulbereich auffaellig sind.

Ausbilder-Qualifikation und Bestellung

Block D der Personalakte: Sie dokumentieren die AEVO-Pruefung (Nachweis vorhanden oder entzogen) und die fachliche Eignung (z. B. Meisterprüfung, Studium + Praxis). Die Bestellung als Ausbilder:in gilt je Ausbildungsstaette (Standort, § 27 BBiG); nur bestellte Personen erscheinen in der Ausbilder:innen-Auswahl bei Auszubildenden.

Mitglieder und Personalakte

Jeder Mitarbeiter hat eine Personalakte mit Stammdaten: Personalnummer, Eintritt/Austritt, Arbeitszeitmodell, Standort, Abteilung, Feiertagsregion, sowie Vertragsdaten (befristet/unbefristet, Ende), Beschaeftigungsart (Festanstellung, Auszubildende:r, Werkstudent:in, Minijob, Praktikant:in) und individuelle Pausenregeln. Sie koennen alle Felder bearbeiten. Das System warnt im HR-Cockpit, wenn wichtige Angaben fehlen.

Offboarding-Checkliste

Ein Mitarbeiter erhalt beim Austritt eine personalisierte Offboarding-Checkliste: Geraete/IT, Unterlagen, Kennworte, Datenexport, Archivierung. HR haelt den Status im System fest; der Zugang wird zum konfigurierten Stichtag automatisch entzogen, Zeitdaten bleiben erhalten. Geloescht wird grundsaetzlich nicht, nur nach Art. 17 DSGVO auf explizite Anfrage.

Befristungs-Erinnerungen versenden

Sie legen Vorlaufzeiten fest (z. B. 90, 30 Tage vor dem Befristungsende). Das System versendet dann automatisch E-Mails an HR und die zustaendige Führungskraft, damit rechtzeitig ueber Weiterbeschaeftigung oder Beendigung entschieden werden kann.

Effektiv wirksame Konfiguration

Viele Einstellungen haben individuelle (je Mitarbeiter), Standort- und Firmenlevel. Die Effektivitaet ist hierarchisch: individuell vor Standort vor Firma. So können Sie z. B. je Mitarbeiter:in unterschiedliche Pausen oder Zeitfenster definieren, die Firmenweit-Defaults ueberschreiben. Diese Abhaengigkeit wird ueberall in der App transparent gemacht.

Feiertage verwalten

Die Konfiguration erzeugt alle Feiertage fuer alle 16 Bundeslaender automatisch (im Dezember fuer das Folgejahr). Sie können regionale Unterschiede (z. B. Fronleichnam nur in Bayern/BW) verwalten oder einzelne Eintraege manuell anlegen/bearbeiten. Auch halbe Feiertage sind moeglich (z. B. Heiligabend). Gelöschte Feiertage fliessen nicht mehr in die Soll-Berechnung ein.

Monatsbericht-Zuschlaege und Arbeit im Urlaub

Der Monatsbericht zeigt zuschlagsrelevante Zeiten: Nacht (typisch ab 22:00), Sonntag und Feiertag separat summiert. Das System kennzeichnet Tage, an denen ein Mitarbeiter trotz genehmigter Abwesenheit (z. B. Urlaub) Zeit erfasst hat als „Arbeit im Urlaub", falls dies firmenrichtig zu Lohnzuschlaegen fuehrt.

Krankmeldungs-Report fuers Lohnbuero

Unter Berichte gibt es einen Krankmeldungs-Report, der alle im Monat erfassten Krankheitsfehlzeiten, AU-Dateien und AU-Fristen ausfuehrt. Dieser Export unterstuetzt das Lohnbuero bei der Abrechnung und dient dem Controlling von Fehlquoten.

Wiederkehrende Aufgaben

Monatlich: Monatsberichte prüfen, je Mitarbeiter:in den Monat abschließen, DATEV-/LODAS-Export für das Lohnbüro. Jährlich im Januar: Urlaubsansprüche fürs neue Jahr anlegen (Sammellauf unter Abwesenheiten → Verwaltung) und den Resturlaub-Übertrag buchen; konfigurierter Übertrag verfällt automatisch zum Stichtag (z. B. 31.03.). Dezember: Feiertage fürs Folgejahr werden automatisch ergänzt, eigene Einträge bitte prüfen.

E-Mail-Versand und Störungen

Alle System-Mails laufen über mehrere Versandwege (Plattform-Standard, SMTP, Mailgun, SendGrid, AWS SES) (Einstellungen → E-Mail); nach jeder Änderung den Test-Versand nutzen. Schlägt der Versand wiederholt fehl, erscheint für HR/Admin ein roter Hinweis-Banner; Details stehen im Versand-Protokoll. Häufigste Ursache: geänderte Postfach-Passwörter.

Rollen und Zuständigkeiten

• Inhaber/Admin: Einstellungen, Sicherheit, Monats-Wiederöffnung
• HR: Personalakten, Genehmigungen, Berichte, Exporte
• Führungskraft: Genehmigungen und Team-Sicht (je nach Datenschutz-Einstellung)
• Mitarbeitende: Stempeln, Anträge, eigener Bericht

Zwei-Faktor-Pflicht (Einstellungen → Sicherheit) gilt für HR, Admin und Inhaber, also auch für Sie selbst.

Ankündigungen veröffentlichen

Das Info-Panel oben auf dem Team-Dashboard nutzen Sie für Ankündigungen an alle Mitglieder. Sie setzen einen Titel, optional einen Detailtext, wählen die Stufe (Info, Warnung oder Erfolg) und bestimmen, wie lange die Ankündigung sichtbar bleibt. Mit dem Schalter Anheften bleibt die Nachricht dauerhaft oben, auch wenn andere folgen.

E-Mail-Vorlagen anpassen

Alle Workflow-Mails (Genehmigungen, Berichte, Anträge) nutzen Standardtexte, die Sie pro Mandant anpassen können. Öffnen Sie unter Einstellungen eine Vorlage: Sie bearbeiten Betreff, Anrede, Intro-Text, CTA-Button und Fußnote. Der Button leitet Empfänger direkt zum Dashboard, zur Antrag-Übersicht oder zu anderen Zielen weiter. Über die Vorschau sehen Sie das fertige Layout; mit Test-Mail schicken Sie sich selbst ein Muster. Auf Standard zurücksetzen verwirft Ihre Anpassungen und stellt den Originaltext wieder her.

E-Mail-Versand konfigurieren

Alle System-Mails laufen über eine zentrale Versandkonfiguration. Sie wählen den Versandweg: Plattform-Standard (NMS-Infrastruktur), SMTP (eigener Mail-Server), Mailgun, SendGrid oder AWS SES. Für SMTP (inkl. Gmail und Office 365) setzen Sie Host, Port und App-Passwort ein. Nach jeder Änderung ist es sinnvoll, Zugangsdaten zu prüfen (verbindungstest ohne Versand) und anschließend eine Test-E-Mail zu schicken. Schlägt der Versand wiederholt fehl, erhalten HR und Admins einen roten Warnung-Banner; im Versand-Protokoll sehen Sie die Details.

Integrationen und verschlüsselte Geheimnisse

API-Keys und Passwörter für externe Services (Plugins, Mail-Provider) speichern Sie im Secrets-Vault unter Einstellungen. Der Vault verschlüsselt alle Werte und zeigt sie danach nie wieder an (Sicherheit). Der Wert wird nur serverseitig verwendet. Wird ein neuer Plugin oder Provider aktiviert, der einen API-Key benötigt, erscheint automatisch ein Eingabefeld.

Plugins aktivieren und konfigurieren

Optionale Module wie das Wetter-Widget aktivieren Sie pro Mandant per Schalter. Plugins, die einen API-Key benötigen (z. B. für externe Services), zeigen eine Info-Badge. Den Key hinterlegen Sie im nächsten Schritt unter Integrationen & Secrets. Das Wetter-Widget kann zusätzlich einen festen Ort speichern; ohne Ortsangabe nutzt es den Browser-Standort. Bei Deaktivierung bleibt der Key hinterlegt; Sie müssen ihn nur neu eingeben, wenn Sie den Provider wechseln.

Abrechnung und Testphasen

Die Karte Abrechnung zeigt Paket (Testphase / Basis / Plus), Sitzplatz-Verteilung nach Rolle (Team, Führung & Ausbildung, Azubi/Minijob) und verfügbare Pläne mit Preisvorschau. Wählen Sie zwischen monatlicher und jährlicher Zahlung (mit 15 % Rabatt pro Jahr). Der Mindestumsatz von 49 EUR/Monat kann bei kleinen Teams greifen; die exakte Berechnung pro Rolle sehen Sie im Preis-Text. Während einer Testphase können Sie jederzeit upgraden. Für Abo-Verwaltung (Zahlungsmethode, Rechnungen, Plan-Wechsel, Kündigung) schreiben Sie an zeiten@nms.de.

ArbZG-Einstellungen und Jugendarbeitsschutz

Unter ArbZG-Durchsetzung stellen Sie ein, wie das System arbeitsschutzrechtliche Regeln durchsetzt: Keine Prüfung, Warnung vor dem Einstempeln oder Sperrung. Die Regelruhezeit (typisch 11 Stunden zwischen Arbeitstagen), die Höchstarbeitszeit pro Tag und Auto-Stopp nach Überschreitung (Standard 12 Stunden, dann erfolgt automatisches Beenden) sind hier konfigurierbar. Für die Schnellpausen (Kaffee, Raucher) setzen Sie Dauer und Label; mit dem Schalter steuern Sie, ob diese auf dem Dashboard sichtbar sind. Kernzeit definiert ein Fenster, in dem alle anwesend sein sollen (z. B. 9 bis 15 Uhr für Gleitzeit); Verstöße werden im HR-Cockpit gesammelt. Unter Konto-Deckel und Konto-Boden setzen Sie Grenzen für Überstundenkonten (z. B. maximal +200 h, minimal -30 h). Der Pauschalabzug Überstunden reduziert das Konto am Monatsanfang automatisch (z. B. um 10 h pro Monat), dies ist aber pro Mitarbeiter überschreibbar. Für Minderjährige gelten standardmäßig harte Sperren (12 h Ruhezeit, keine Nachtarbeit 20 bis 6 Uhr), unabhängig vom Enforcement-Modus; eine Entsperrung erfordert einen Bestätigungscode und wird protokolliert.

Datenschutz und Team-Sichtbarkeit

Die Karte Team-Sichtbarkeit & Datenschutz steuert, was Kolleg:innen übereinander sehen. Anwesenheit kann völlig verborgen sein oder nur das Status „an/abwesend" bzw. auch Startzeit/Dauer zeigen. Abwesenheit kann ebenfalls verborgen bleiben, als „nur abwesend" (ohne Grund) oder mit Art (Urlaub, Krankheit) angezeigt werden. Gesundheitsdaten sind technisch vor direkten Vorgesetzten verborgen. Mit Kalender-Sichtbarkeit bestimmen Sie, ob Kolleg:innen die Abwesenheiten der gesamten Firma oder nur ihrer Abteilung sehen (DSGVO-Datenminimierung). HR und Admins sehen unabhängig davon immer die volle Detailtiefe. Unter Kerndaten-Export können Mitarbeiter:innen ihre Personaldaten (nach DSGVO Art. 15) als ZIP herunterladen; darin enthalten sind Stammdaten, alle Zeiten und genehmigten Abwesenheiten.

Firma & Branding

Unter Firma & Branding hinterlegen Sie Unternehmensname, Logo und Favicon. Das Logo wird in den App-Kopfzeilen und auf Ausdrucken verwendet; das Favicon im Browser-Tab. Sie setzen auch die Primärfarbe (Akzente, Buttons) und Sekundärfarbe für die App fest. Auf der separaten Karte Login-Seite können Sie zusätzlich ein Hero-Bild, Titel und Untertitel der Anmeldeseite anpassen; diese Branding wird Geräten angezeigt, die sich zuletzt bei diesem Mandanten angemeldet haben, Erstbesucher sehen den Plattform-Standard.

Standorte und Abteilungen verwalten

Unter Organisation legen Sie Standorte (z. B. Berlin, München) und Abteilungen an. Jedem Standort weisen Sie eine Feiertagsregion (z. B. Baden-Württemberg) zu, damit korrekte freie Tage berechnet werden; ein Schalter markiert den Hauptstandort. Abteilungen bilden eine Hierarchie (über-/untergeordnet) und können je eine Abteilungsleitung haben. Beim Löschen von Standorten oder Abteilungen zeigt das System die Betroffenen und bietet an: Entweder Zuordnung entfernen (Mitarbeiter stehen dann ohne Standort/Abteilung da), oder zunächst unter Mitarbeiter & Stammdaten eine Sammel-Zuweisung zu einem Ersatz vornehmen. Historische Daten werden archiviert statt gelöscht, so bleiben Berechnungen korrekt.

Kiosk-Terminals einrichten

Am gemeinsamen Stempel-Terminal (z. B. Tablet am Eingang) stempeln Mitarbeiter:innen mit ihrer Stempel-Nr und persönlicher PIN ein und aus. Unter Einstellungen → Kiosk-Terminals legen Sie das Gerät an und erhalten einen 8-stelligen Kopplungs-Code mit 15 Minuten Gültigkeit. Der Code wird in die Tablet-Adresse /kiosk eingegeben, um das Gerät zu koppeln. Danach ist das Terminal einsatzbereit. Mit Neu koppeln erstellen Sie einen neuen Code und machen das alte Gerät sofort blind; Widerrufen ist endgültig und lässt sich nicht rückgängig machen. Mitarbeiter:innen setzen ihre persönliche PIN selbst im Profil unter „Kiosk-PIN".

Rollen, Zuständigkeiten und Login-Status

Im Bereich Rollen & Nutzer laden Sie Mitarbeiter:innen ein und sehen deren Login-Status. Jede Rolle hat eigene Rechte: Admin verwaltet Einstellungen und Sicherheit, HR bearbeitet Personalakten und genehmigt Anträge, Führungskraft genehmigt Anträge des Teams und sieht die Team-Sicht (je nach Datenschutz-Einstellung), Mitarbeiter:in stempelt und reicht Anträge ein. Bei jeder Einladung wählen Sie E-Mail, Rolle, Beschäftigungsart (Normalangestellte, Azubi) und optional das Arbeitszeitmodell. Die Einladung führt direkt zur Konto-Anlage. In der Übersicht sehen Sie für jede Person den letzten Login (Datum), die Login-Methode (Passwort, Google, Microsoft, SSO), und ob 2FA aktiviert ist. Zwei-Faktor-Pflicht (Einstellungen → Sicherheit) gilt für HR, Admin und Inhaber; das System erzwingt 2FA beim nächsten Login.

Nicht fündig geworden? Fehlerberichte und Feedback senden Sie direkt aus der App über den Bereich „Hilfe & Feedback“; dort gibt es auch diese FAQ mit Suchfunktion.